Règles et procédures concernant les plaintes en matière d’éthique et d’admissibilité

Le Conseil canadien de la certification des prothésistes et orthésistes – Mai 2004

Article I. Responsabilités et objectifs du comité d’admissibilité

Section 1. Objectifs

L’objectif principal du comité d’admissibilité est de mettre en pratique le manuel des règles relatives à l’admissibilité (« règles ») et les principes fondamentaux de l’éthique professionnelle (« principes ») afin de s’assurer que les orthésistes, les prothésistes, les assistants, les techniciens et les établissements certifiés (collectivement les « membres certifiés ») exercent leurs fonctions conformément aux normes de l’industrie et de la communauté, et de protéger le public contre une conduite illicite et non professionnelle de la part des membres certifiés.

Section 2. Règles

Le comité doit étudier et analyser les règles et principes et faire des recommandations en vue de leur adoption par le conseil d’administration du Conseil canadien de la certification des prothésistes et orthésistes, ci-après quelquefois appelé la Corporation.

Section 3. Conduite

Le comité est chargé de recevoir, examiner, et s’il y a lieu, analyser les plaintes relatives à la conduite non professionnelle et aux violations déontologiques des règles et principes ou des pratiques habituelles dans les domaines de l’orthétique et de la prothétique.

Section 4. Règlement des plaintes

Le comité doit résoudre toutes les plaintes relatives à la conduite illicite et non professionnelle ou autres violations des règles et principes et, s’il y a lieu, recommander toute autre action de ce genre au conseil d’administration afin d’atteindre les objectifs visés par les règles et principes.

Article II. Protocole relatif au traitement des plaintes

Section 1. Nomination des membres du comité

Le conseil d’administration est chargé de nommer annuellement le président et les membres du comité permanent et du comité spécial (règlement, article XV, section 1). Le comité d’éthique est un comité permanent de la Corporation. Pour être en mesure d’exercer ses fonctions, ce comité doit compter 18 membres qui s’occuperont des deux branches du comité, par rotation, de manière qu’il y ait trois membres siégeant sur le comité d’admissibilité (plaintes) et trois sur le comité d’évaluation par des pairs, en tout temps. Il incombera au président du comité d’éthique d’assigner les responsabilités au comité désigné, par rotation.

Section 2. Plaintes

Une plainte peut provenir du public, du comité d’évaluation par des pairs ou d’un autre membre. Elle doit être formulée par écrit et acheminée au siège social de la Corporation. Dès réception de la plainte, le chef des associations doit faire parvenir la plainte au président du comité d’éthique, qui examinera la plainte afin de déterminer si elle nécessite une enquête officielle. Si la plainte n’exige pas d’enquête (par exemple, si aucun litige aux principes fondamentaux de l’étique professionnelle n’est présumé, ou si elle ne relève pas de la compétence du comité) elle doit être rejetée, et les membres en cause doivent en être avisés. Si le président du comité d’étique détermine qu’une plainte nécessite une enquête, le chef des associations doit :

• faire parvenir la plainte aux membres du comité d’évaluation des pairs ou aux membres du comité d’admissibilité (plaintes), au nom du président du comité d’éthique;
• faire parvenir la plainte au membre désigné (« membre en cause », au nom du comité d’admissibilité (plaintes), l’informant que les membres de ce comité communiqueront avec lui sous peu pour débattre la question;
• si des personnes désignées sont mêlées à la plainte, il doit obtenir le consentement écrit de ces personnes, de manière que les membres du comité d’éthique du CCCPO puissent les contacter dans le but d’obtenir des renseignements complémentaires. L’incapacité d’obtenir un tel consentement peut nuire au déroulement de l’enquête étant donné qu’il est essentiel à la participation des personnes désignées;
• si le membre en cause a déjà fait l’objet d’une plainte, et que cette plainte n’a pas été rejetée, il doit envoyer au membres du comité d’évaluation des pairs ou aux membres du comité d’admissibilité (plaintes) une copie de la décision du comité concernant le membre en cause;
• aviser le plaignant que la plainte a été acheminée aux personnes compétentes citées plus haut.

Section 3. Partialité des membres du comité

Quand le président du comité d’éthique et les membres siégeant sur le comité d’admissibilité (plaintes) ou sur le comité d’évaluation par des pairs reçoivent la plainte, ils examinent le nom du plaignant, celui du membre en cause et le présumé litige, en vue de s’assurer qu’il n’y a ni partialité ni crainte de partialité eu égard à l’entente de la cause dont ils sont saisis. Le président du comité d’éthique questionnera chacun des trois membres à cet effet, et si l’un d’entre eux a une relation quelconque étant susceptible de causer une crainte de partialité avec l’une ou l’autre des parties, ce membre sera relevé de ses fonctions et le membre suivant inscrit sur la liste du comité d’éthique sera nommé. Si c’est le président du comité d’éthique qui a eu une relation avec l’une ou l’autre des parties, étant susceptible de causer une crainte de partialité, il doit choisir un autre membre du comité d’éthique qui prendra la décision initiale, à savoir si la plainte exige l’enquête proposée à la section 2. Ce membre du comité d’éthique ne doit pas siéger sur le comité des plaintes chargé de l’enquête.

Section 4. Nomination du président du comité des plaintes

Le président de chaque comité veillera à ce qu’un dossier de l’enregistrement audio ou du procès-verbal de toutes les réunions et activités soit continuellement mis à jour par une personne désignée au sein du comité ou par le siège social du CCCPO.

Section 5. Fonctions du comité d’évaluation par des pairs

Le comité d’évaluation par des pairs exerce deux fonctions :

• il agit comme défenseur au sein de la profession de prothétique et d’orthétique. Le comité peut aider le consommateur à déterminer si une enquête est justifiée.
• il agit comme organisme d’examen et de surveillance sur ordonnance du comité d’admissibilité (plaintes).

Le président du comité d’évaluation par des pairs doit convoquer une réunion en vue d’examiner la plainte du consommateur et déterminer s’il y a eu violation déontologique. Le cas échéant, le comité doit suivre les lignes directrices définies à la section 2.

Section 6. Enquête officielle

Si le comité d’éthique est d’avis qu’une enquête officielle est nécessaire, un comité des plaintes composé de trois membres doit être formé pour analyser la plainte. Le président du comité des plaintes doit faire parvenir au membre visé par la plainte une lettre signée par les trois membres du comité, l’informant du fait qu’une enquête sera tenue. La lettre doit contenir des détails relatifs à la plainte et une référence à toute règle ou à tout principe que le membre en cause a apparemment violé. On demandera au membre en cause de répondre par écrit à la plainte dans les 30 jours suivant la réception de la lettre. La lettre doit aussi mentionner que le membre en cause peut choisir d’être entendu devant le comité, et contenir une copie des règles et procédures relatives aux audiences sur les plaintes. Toute décision d’être entendu en audience doit être acheminée dans la période prévue de 30 jours. Le comité remettra au plaignant une copie de toute réponse reçue du membre visé.

Section 7. Audiences

Si un plaignant demande une audience ou si le comité décide d’en tenir une, elle devra avoir lieu dans les 60 jours suivant la demande ou la décision du comité, à l’heure et à l’endroit qui convient à toutes les parties. Le plaignant et le membre visé par la plainte doivent assumer le coût de leur propre transport/hébergement et autres dépenses. Les facteurs dont le comité tiendra compte au moment de prendre une décision sur la tenue d’une audience dépendent des questions de crédibilité, de la gravité de la plainte et si elle touche l’intérêt public.

Section 8. Pouvoirs du comité

À la suite de l’enquête, qu’elle soit menée par correspondance ou dans le cadre d’une audience, le comité peut :

• émettre une ordonnance destituant le plaignant;
• émettre une ordonnance demandant au membre en cause de cesser la conduite particulière;
• émettre une ordonnance exigeant la surveillance du membre en cause;
• adresser une réprimande au membre en cause;
• déterminer si le membre en cause sera assujetti à une période probatoire et à la surveillance du comité d’évaluation par des pairs. Sous réserve des lois canadiennes ou des lois de la province ou réside le membre en cause, le comité doit détenir le pouvoir d’examiner les dossiers du patient pendant une période probatoire;
• déterminer si les renseignements doivent être fournis à d’autres associations professionnelles nationales et provinciales, ou à des organismes provinciaux chargés d’accorder des licences ou des certificats;
• déterminer si l’information doit être fournie aux autorités compétentes à des fins de poursuite au criminel;
• recommander la suspension ou la révocation permanente du statut de certifié du membre visé par la plainte et soumettre la recommandation au conseil d’administration à des fins d’approbation;
• établir l’adjudication des frais que le comité juge appropriés.

La décision du comité doit être présentée par écrit et tenir compte de la preuve avancée et des motifs appuyant la décision. La décision écrite, accompagnée de la procédure d’appel y étant associée, doit être envoyée au plaignant et au membre visé par la plainte.

Section 9. Appels

Les appels relatifs à toute décision rendue par le comité d’admissibilité (plaintes) doivent être acheminés au président par courrier recommandé, avec demande d’accusé de réception. Ils doivent inclure les motifs justifiant l’appel en question et être présentés dans les 30 jours suivant la réception de la décision du comité par l’appelant.

Section 10. Demande d’une enquête

Un plaignant dont la plainte est rejetée sans avoir fait l’objet d’une enquête peut en demander la tenue. Cette demande doit être envoyée au président du comité d’éthique par courrier recommandé, avec demande d’accusé de réception, dans les 15 jours suivant la réception de la décision du comité par l’appelant. Dès réception d’une demande d’enquête, le président du comité doit référer la plainte à un comité des plaintes conformément à la section 2, comme si l’enquête avait été jugée nécessaire.

Section 11. Audience d’appel

Si la demande en appel satisfait à ces exigences, une audience doit être tenue au Manitoba dans les 60 jours suivant la réception de la demande en appel par le président. Si la demande en appel est présentée par le membre en cause, le plaignant doit se présenter uniquement sur ordonnance du conseil d’administration. Le membre en cause doit assumer le coût de son propre transport/hébergement et autres dépenses. Si la demande en appel est présentée par le plaignant, le membre en cause doit se présenter uniquement sur ordonnance du conseil d’administration. Le plaignant doit assumer le coût de son propre transport/ hébergement et autres dépenses.

Section 12. Processus d’audience d’appel

L’audience d’appel doit être menée par le conseil d’administration, excluant les membres qui ont siégé sur le comité d’admissibilité (plaintes) ou sur le comité d’évaluation par des pairs (s’il y a lieu), dans le cadre de l’enquête ou de l’audience initiale. Le conseil d’administration doit prendre en considération toute preuve existante, le contenu du dossier et toute nouvelle preuve présentée à l’occasion de l’audience d’appel.

Section 13. Pouvoirs du conseil d’administration

Le conseil d’administration doit infirmer la décision du comité ou rejeter ses recommandations uniquement :

• si les règlements ou principes étaient incorrectement appliqués;
• si les conclusions de fait émises par le comité étaient clairement erronées;
• s’il est injuste ou inéquitable de mettre en œuvre la décision du comité;
• si les procédures adoptées par le comité violaient sérieusement et considérablement les règles, les principes ou le présent protocole;
• si les sanctions disciplinaires recommandées par le comité étaient exagérément disproportionnées par rapport aux faits entourant la violation.

Section 14. Rapport

Le comité d’éthique doit signaler les noms des membres qui ont été rayés des registres en raison de violations des règles ou des principes établis. En outre, le conseil d’administration doit en informer toutes les associations professionnelles nationales, régionales et provinciales concernées, de même que les organismes chargés d’accorder des licences et des certificats; et sur demande, toute personne intéressée ou toute organisation publique jugée nécessaire à la protection de la population ou qui assure la mise à jour des normes de la Corporation.

Section 15. Coûts d’évaluation

La décision du conseil d’administration peut inclure une imputation des coûts à tout plaignant ou membre en cause, payables au CCCPO ou à la partie adverse. La décision à savoir s’il y a lieu d’imputer des coûts et pour quel montant doit être fondée sur :

• les dépenses liées à la présentation des documents et à la tenue des
  audiences;
• les dépenses liées aux enquêtes;
• les dépenses du conseiller juridique du comité ou du conseil d’administration pour services rendus concernant les éléments qui précèdent;
• les dépenses du conseiller juridique du membre en cause ou du plaignant, s’il y a lieu;
• tout autre facteur pertinent.

Article III. Membres certifiés condamnés ou accusés de crime grave ou ayant fait l’objet de mesures disciplinaires imposées par d’autres tribunaux autorisés

Section 1. Condamnation/accusation

Si le comité découvre que le membre visé par la plainte a été condamné pour avoir commis un crime grave ou qu’il a plaidé coupable, et qu’une telle condamnation n’est pas frappée d’appel, le comité doit examiner le dossier ou le plaidoyer ayant donné lieu à la condamnation conformément aux règles stipulées à l’article II.

Section 2. Autres membres

Si le comité découvre que le membre visé par la plainte a été exclu ou suspendu en raison d’une conduite illicite ou non professionnelle par une association professionnelle nationale, régionale ou provinciale, ou qu’une autorité compétente a révoqué sa licence ou son certificat pour des motifs de nature déontologique, le comité doit examiner le dossier qui a mené aux sanctions conformément aux règles stipulées à l’article II.

Section 3. Faute professionnelle

Si le comité découvre que le membre visé par la plainte a été jugé coupable de faute professionnelle par un tribunal ou par un groupe de pairs reconnu et autorisé à diriger des évaluations de membres certifiés, et qu’une telle conclusion n’est pas frappée d’appel ou n’est pas actuellement contestée, le comité doit examiner le dossier qui a mené aux conclusions conformément aux règles stipulées à l’article II.

Article IV- Clôture du cas

Section 1. Clôture du cas

Une fois que la décision finale a été prise par le comité ou par le conseil d’administration, on doit mettre fin au débat et les dossiers doivent être gardés par le chef des associations du siège social de la Corporation situé à Winnipeg, Manitoba, Canada.