Le CCCPO est une corporation sans but lucratif qui reconnaît la compétence et qui réglemente l’accréditation professionnelle et les codes d’éthique pour tous ses membres qui exercent des activités dans le domaine de la prothétique et de l’orthétique.

En vue d’offrir les services précités, le CCCPO doit obtenir certains renseignements personnels auprès de ses membres et de tiers. Le CCCPO comprend l’importance de la confidentialité des renseignements personnels et s’engage à respecter les obligations juridiques prescrites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et des règlements énoncés dans la présente politique.

Par conséquent, le CCCPO fera usage des renseignements personnels uniquement en ce qui a trait aux questions de certification, de tenue des dossiers des membres, de réglementation et d’éthique professionnelle, ou encore à des fins de promotion du CCCPO, de ses membres et de l’industrie, ou de mises à jour s’y rapportant.

Afin de respecter ses obligations juridiques, le CCCPO veillera à ce que ses employés, ses agents et les personnes autorisées prennent toutes les mesures raisonnables en vue de protéger la confidentialité des renseignement personnels. Le Conseil s’engage à protéger les renseignements personnels contre toute utilisation inopportune des données, incluant la collecte, l’utilisation, la communication, le stockage ou la destruction. Le CCCPO a nommé une agente de la protection des renseignements personnels, qui doit répondre de la conformité du Conseil avec ses obligations juridiques. Cette agente est autorisée à déléguer la responsabilité de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels.

Pour signaler d’éventuelles omissions à la présente politique, ou si vous

• désirez des précisions sur sa mise en application ou son interprétation, ou
• encore sur la façon d’accéder à vos renseignements personnels ou de les modifier

prière de vous adresser à l’agente de la protection des renseignements personnels immédiatement, par écrit, à l’adresse suivante :

Courrier

Conseil canadien de la certification des prothésistes et orthésistes 217-294, avenue du Portage Winnipeg, Manitoba R3C 0B9

I. Définitions

1.1 Les définitions suivantes visent à faciliter l’interprétation de la présente politique et peuvent être modifiées sous réserve d’amendements à la loi en vigueur :

• « collecte » s’entend de la collecte, de l’acquisition, de la consignation, ou de l’obtention de renseignements personnels auprès d’une source donnée, incluant les tiers, par écrit ou verbalement;
• « consentement » s’entend de l’acceptation volontaire visant la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels à des fins définies. Le consentement peut être explicite ou implicite et donné directement par la personne intéressée ou par un représentant autorisé. Le consentement explicite est donné par voie électronique, verbale ou écrite, mais il est toujours sans équivoque et ne suppose aucune inférence de la part du CCCPO. Il y a consentement implicite lorsque le comportement ou l’inaction de la personne intéressée permet raisonnablement de conclure au consentement;
• « activité commerciale » s’entend de toute transaction particulière ou de toute poursuite normale d’une activité qui revêt un caractère commercial de par sa nature, notamment la vente, le troc ou la location de listes de donneurs, d’adhésion ou de collecte de fonds;
• « communication » s’entend de tout renseignement personnel mis à la disposition d’un tiers;
• « renseignement personnel » s’entend de tout renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une organisation et des adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail;
• « document » s’entend de tout élément d’information, quelle que soit sa forme ou son support : correspondance, note de service, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microfilm, enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé ou toute reproduction de ces derniers;
• « tiers » s’entend d’une personne ou d’un groupe à l’extérieur du CCCPO.

II. Application de la politique sur la protection des renseignements personnels

2.1 Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés, stockés ou détruits par le CCCPO dans le cadre d’activités commerciales.

2.2 Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels, y compris les documents qui renferment des renseignements écrits, photographiés, consignés ou stockés sur tout support d’information ou de toute autre manière sous forme graphique, électronique ou mécanique.

2.3 Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels, peu importe s’ils ont été reçus, recueillis ou acquis avant ou après son entrée en vigueur.

2.4 Cette politique s’applique à tous les employés et agents du CCCPO, qui sont
individuellement tenus de signer le « serment de confidentialité » figurant à l’annexe A du présent document, dans lequel ils reconnaissent être liés par les conditions de la politique sur les renseignements personnels, et conscients des conséquences d’un manquement aux conditions qui y sont stipulées.

2.5 Si le CCCPO transmet des renseignements personnels à un tiers à des fins de traitement ou d’autres opérations permises, il doit, par voie contractuelle ou autre, s’assurer que le même niveau de protection sera appliqué par ce tiers.

III. Accès aux renseignements personnels

3.1 Toute personne qui en fait la demande doit avoir accès aux renseignements personnels qui la concernent, et doit être informée de l’usage qui en est fait, y compris l’utilisation et la communication à un tiers, sous réserve de certaines exceptions prescrites par la Loi ou conformes aux règlements du Conseil. En outre, il lui sera possible de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'exiger les modifications appropriées.

3.2 Lorsque les documents du CCCPO contiennent des renseignements sur un tiers, le Conseil devra en refuser l’accès, sauf si ces renseignements peuvent être retranchés du document en cause.

3.3 Toute demande d’accès ou de modification à ses propres renseignements personnels doit être présentée par écrit à l’agente de la protection des renseignements personnels. Par ailleurs, si un employé du CCCPO reçoit une telle demande, il doit l’acheminer sans tarder à cette agente.

3.4 Au moment de communiquer des renseignements personnels à la personne intéressée, le CCCPO doit révéler la provenance de l’information, l’utilisation qui en a été ou qui en est faite ainsi que les tiers auxquels l’information a été communiquée, en donnant le nom des organisations destinataires, et dans la mesure du possible, la nature l’information communiquée.

3.5 L’agente responsable de la protection des renseignements personnels doit répondre dans les trente jours à toute demande d’accès aux renseignements et de modification. Si l’agente juge que la demande est justifiée et opportune, elle doit se charger de faire apporter les modifications et de les communiquer, le cas échéant, aux tiers concernés.

3.6 Si toutefois l’agente responsable de la protection des renseignements personnels détermine, qu’en vertu de la Loi, l’accès aux renseignements personnels doit être refusé, elle devra en faire état au dossier, en incluant la raison du refus.

Lorsque l’exactitude ou l’intégralité des renseignements personnels est mise en cause, et que la demande de modification est refusée, l’agente de la protection des renseignements personnels devra tenir un dossier décrivant la nature de la contestation non réglée, et s’il y a lieu, en informer les tiers qui ont accès aux renseignements en question.

IV. Buts de la collecte et de l’utilisation des renseignements personnels

4.1 Le CCCPO ne devra utiliser les renseignements personnels recueillis qu’aux fins suivantes :

• pour toute question relative à la certification et à l’enregistrement de ses membres;
• pour la tenue des dossiers sur ses membres, y compris, leurs titres de compétence et l’année d’obtention, leur statut de membre, leurs crédits d’éducation permanente et l’information concernant le paiement de leurs frais d’adhésion.
• pour remplir ses obligations à titre de conseil de certification en matière d’éthique et de réglementation;
• pour les mises à jour périodiques sur les produits et services qui relèvent de l’industrie ou les services généralement offerts par le CCCPO;
• pour la promotion du CCCPO, de ses membres et de l’industrie comme telle.

4.2 Dans certains cas, il se pourrait que des renseignements personnels soient recueillis, utilisés ou communiqués à l’insu de la personne intéressée ou en l’absence de son consentement. Toutefois, de telles mesures ne seront prises que dans les cas spécifiques où la loi le prescrit ou le permet.

4.3 Les renseignements personnels identifiables ne seront utilisés qu’à des fins définies. Il est entendu que le CCCPO peut compiler certaines statistiques fondées sur les renseignements personnels et fournir de telles statistiques aux tiers qui en font la demande.

4.4 Sauf lorsque la Loi stipule autrement, les renseignements personnels devront être recueillis directement auprès de l’intéressé visé par le renseignement. Le CCCPO devra généralement obtenir un consentement en ce qui concerne la collecte et l’utilisation des renseignements personnels. Dans les cas de procédures disciplinaires et réglementaires, le CCCPO devra évidemment obtenir des renseignements auprès des tiers.

4.5 Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions juridiques ou contractuelles, et suivant un préavis raisonnable.

V. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements

5.1 Les renseignements personnels ne doivent être communiqués à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été recueillies, sauf avec le consentement de la personne intéressée ou lorsque la loi le permet ou le prescrit.

5.2 À titre de conseil de certification, le CCCPO pourra conserver les dossiers contenant des renseignements personnels pendant une période indéterminée.

5.3 Les renseignements personnels qui ne servent plus aux fins précisées devront être détruits et le CCCPO devra en disposer de manière à préserver leur confidentialité.

VI. Protection des renseignements personnels

6.1 Le CBCPO doit prendre les mesures raisonnables qui permettront de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès non autorisé, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification. Tous les renseignements personnels sur support papier en possession du CCCPO doivent être conservés dans des classeurs verrouillés et l’accès à de tels dossiers doit être limité aux employés qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Les renseignements personnels archivés électroniquement doivent être munis d’une mesure de protection appropriée et d’un mot de passe encodé.

6.2 L’agente de la protection des renseignements personnels devra veiller régulièrement à ce que les politiques de bureau soient respectées et que les renseignements personnels soient conservés et protégés conformément à la présente politique.

VII. Possibilité de porter plainte contre le non respect des principes

7.1 Si une personne s’objecte à la façon dont le CCCPO, ses employés ou ses agents recueillent, utilisent, conservent, communiquent ou détruisent les renseignements, elle peut communiquer avec l’agente de la protection des renseignements personnels à l’adresse citée au début du texte.

7.2 L’agente de la protection des renseignements personnels disposera de 30 jours suivant sa réception pour donner suite à une plainte et pour prendre les mesures nécessaires, le cas échéant.